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PaperPort Professional 11 regroupe toutes les fonctionnalités qui ont fait de PaperPort la solution n° 1 pour la gestion de documents sur PC. Cette nouvelle version offre également une meilleure prise en charge des fichiers au format PDF, un plus large éventail de méthodes de numérisation, une prise en charge étendue de périphériques multifonction et d’ordinateurs en réseau, et bien plus
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encore ! PaperPort Professional 11 est la première solution bureautique qui associe en une seule et même application de puissantes fonctionnalités de création de fichiers PDF, de numérisation locale ou en réseau et de gestion de documents sur PC. Répondant aussi bien aux besoins des travailleurs indépendants, des groupes de travail que des entreprises de toutes tailles, PaperPort Professional offre le meilleur moyen de gérer des documents papier numérisés et des fichiers électroniques, y compris ceux au format PDF. La version 11 de PaperPort Professional intègre de nouvelles fonctions de productivité qui feront de la gestion de vos documents un véritable jeu d’enfants !
La numérisation, à la perfection
PaperPort Professional 11 est conçu pour simplifier l’utilisation de votre scanner ou de votre périphérique multifonction, et donc optimiser votre productivité. Redressement, recadrage, rotation et amélioration automatiques ne sont que quelques-unes des fonctions améliorées à votre disposition d’une simple pression d’un bouton de votre scanner. Couplés aux outils SET (Scanner Enhancement Technology) de PaperPort Professional, les nouveaux profils de numérisation mémorisent les paramètres de traitement des types de documents que vous traitez les plus souvent, pour des résultats toujours parfaits ! Articles de journaux, factures et photos couleur, PaperPort gère tous les types de documents.
- Numérisation directe depuis les boutons de votre scanner
La plupart des périphériques de numérisation (tels les périphériques multifonction) sont dotés de boutons pour numériser des documents directement vers votre ordinateur. Malheureusement, la plupart du temps, cela ne se passe pas vraiment comme vous l’espérez... Avec PaperPort, vous pouvez désormais prendre le contrôle des boutons de votre scanner pour obtenir à coup sûr les résultats que vous attendez, et gérer plus efficacement les documents que vous numérisez.
- Une seule interface pour tous vos scanners
Chaque périphérique de numérisation dispose d’une interface ou d’un panneau de configuration différent pour la numérisation des documents... Et au moment de numériser votre document, vous vous retrouvez perdu parmi les nombreux choix et options de numérisation ! PaperPort simplifie votre travail en n’utilisant qu’une seule interface de numérisation, simple d’utilisation, qui fonctionnera de la même manière pour tous vos scanners.
- Les résultats que vous attendez… automatiquement !
Rien n’est plus décevant que de numériser un document et de se rendre compte que le résultat n’est pas du tout celui que l’on espérait. Et il peut être encore plus frustrant d’essayer de trouver comment obtenir un résultat parfait ! PaperPort fait tout cela à votre place grâce aux outils d’édition SET (Scanner Enhancement Technology) qui permettent de corriger automatiquement vos documents ou photos lors de leur numérisation. Redressement, recadrage, rotation et amélioration automatiques ne sont que quelques-unes des fonctions que PaperPort met à votre disposition.
- Des numérisations toujours parfaites, du premier coup
Pour obtenir les résultats souhaités, les réglages à appliquer varient en fonction de chaque type de document. Certains documents sont en couleur, d’autres en noir et blanc, mais la plupart d’entre eux ont besoin d’être améliorés. Vous pouvez désormais associer tous vos paramètres de traitement, y compris les modifications de couleur, de formats de fichiers et les corrections à apporter à vos fichiers, aux profils de numérisation de PaperPort. Vous bénéficierez ainsi de résultats parfaits !
- Des fichiers PDF couleur ultracompacts, pour un partage facile
La numérisation et le partage de fichiers PDF couleur s’avèrent parfois décourageants… Après numérisation, chaque page peut peser plus de 1 Mo ! Si vous numérisez plusieurs pages en couleur, le fichier généré est si lourd qu’il est souvent impossible de l’envoyer par e-mail. PaperPort a la solution ! Grâce à sa nouvelle technologie PDF-MRC Haute compression intégrée, un fichier PDF couleur qui pesait à l’origine 15 Mo ne fera plus que 2 Mo !
Un outil simple, rapide et abordable pour créer et gérer des fichiers PDF
PaperPort Professional simplifie la création et l’utilisation de documents PDF au sein de votre entreprise. Le format PDF est un format standard ouvert permettant de partager rapidement et simplement des documents électroniques, par e-mail, via Internet ou par le biais d’un réseau d’entreprise. PaperPort offre une prise en charge unique du format PDF : il vous permet de créer des fichiers PDF depuis n’importe quelle application, de numériser vos documents papier directement au format PDF, de lancer des recherches sur des fichiers PDF, d’ajouter des annotations et des mises en surbrillance, de fusionner des fichiers PDF, et bien plus encore ! Combinez des documents numérisés et des photos à des fichiers Microsoft Word, Excel et PowerPoint et créez en un clin d’œil des documents PDF personnalisés ! Avec PaperPort, manipulez vos documents électroniques comme s’il s’agissait de simples documents papier !
- Création de PDF depuis toutes vos applications PC
Intégrant le logiciel PDF Create!, PaperPort Professional permet à tous ses utilisateurs d’accéder à de puissantes fonctionnalités de création PDF depuis leur bureau. Créez désormais des fichiers PDF directement depuis votre scanner ou depuis toutes vos applications PC, y compris Microsoft® Office. PaperPort permet de générer des fichiers PDF standard entièrement compatibles avec Adobe® Acrobat®. Il offre en plus de puissantes fonctionnalités de protection des PDF par mot de passe, indispensables pour assurer l'intégrité des informations confidentielles au sein de l’entreprise.
- Numérisation directe au format PDF
Utilisez vos scanners locaux et de réseau pour convertir tous vos documents papier en fichiers PDF que vous pouvez facilement organiser et partager. Grâce à la fonction DesktopDelivery, vous pourrez réaliser d’importantes économies d’encre et de papier ! DesktopDelivery permet également de connecter vos copieurs numériques de réseau aux ordinateurs de tous vos employés. La conversion de documents papier en fichiers PDF et leur partage en ligne ou par e-mail n’auront jamais été aussi simples !
- Capture de pages Web au format PDF
En capturant des pages Web sous forme de fichiers PDF couleur, vous pouvez les consulter à tout moment hors connexion. Ce mode de capture permet de conserver une copie permanente d’un site Web, d’accélérer les recherches sur Internet ou de partager des pages Web sous forme de fichiers PDF. Avec PaperPort, plus besoin de vous connecter au Web pour accéder aux informations dont vous avez besoin ! Les pages Web capturées s’affichent comme si elles avaient été imprimées. Vous pouvez ainsi sauvegarder les reçus des commandes passées sur le Web, sans gaspiller la moindre feuille de papier !
- Compilation de documents PDF personnalisés par simple « glisser-déposer »
Manipulez vos documents électroniques comme s’il s’agissait de simples documents papier ! PaperPort offre une vue fractionnée unique de votre espace de travail, affichant de larges vignettes claires et simples à manipuler de tous vos documents et des pages qu’ils contiennent. Insérez des documents entiers dans d’autres documents, par simple « glisser-déposer », ou copiez et collez les pages que vous souhaitez d’un fichier PDF vers un autre. Assemblez en un clin d’œil tous vos documents Microsoft® Word, Excel et PowerPoint® au sein d’un même fichier PDF. Leur conversion est automatique !
La solution idéale pour la gestion de vos documents sur PC
PaperPort Professional offre le moyen le plus efficace pour organiser, rechercher et partager vos documents papier, vos PDF et vos fichiers numériques. En regroupant en une seule et même solution un ensemble complet de fonctionnalités de numérisation et de gestion de documents, PaperPort Professional 11 permet de doper la productivité de tous ceux qui doivent gérer des documents papier. Avec PaperPort, vos informations importantes restent toujours à portée de clic ! Seul PaperPort vous permet de bénéficier d’une vue d’ensemble de tous vos documents ! De larges vignettes vous permettent de retrouver rapidement vos documents numérisés, photos et autres fichiers informatiques, ainsi que d’organiser, d’utiliser et de retrouver vos documents sans avoir à les ouvrir pour en connaître le contenu. Avec PaperPort, vous consultez tous vos documents aussi simplement que si vous les feuilletiez !
- Bureau intuitif affichant de larges vignettes
PaperPort Professional offre un bureau visuel unique affichant de larges vignettes de vos documents et des pages qu’ils contiennent. Grâce à ces vignettes, vous pouvez manipuler, gérer et retrouver en un clin d’œil tous vos documents Microsoft® Office, photos numériques, fichiers PDF, formulaires numérisés ou électroniques, pages Web capturées et documents papier numérisés ! Vous pouvez explorer, organiser et gérer l’ensemble de vos fichiers sans avoir à les ouvrir pour en connaître le contenu. Seule la version Professional de PaperPort vous permet de diviser ce bureau en deux espaces de travail pour déplacer et assembler simplement et rapidement des documents entre deux dossiers différents.
- Remplissage rapide de formulaires électroniques
En quelques minutes, créez des formulaires que vous pouvez partager et sur lesquels vous pouvez lancer des recherches. Avec FormTyper™, le remplissage de formulaires papier est plus rapide que jamais. Une fois votre formulaire reconnu par FormTyper, vous n’aurez plus qu’à passer d’un champ à l’autre à l’aide de la touche de tabulation, entrer vos informations, puis imprimer, enregistrer ou envoyer par e-mail le formulaire rempli ! Tout cela, beaucoup plus rapidement que si vous aviez dû le remplir à la main et l’envoyer par fax ou par courrier.
- « Copier-coller » à partir de documents papier ou de fichiers PDF
Éliminez la saisie manuelle des informations en utilisant la fonctionnalité d’OCR de PaperPort pour extraire le texte d’images numérisées ou de fichiers PDF. Copiez ensuite des parties de ces documents vers le Presse-papiers et collez-les comme n’importe quelle autre section de texte, dans un logiciel de traitement de texte ou de messagerie électronique.
- Plus besoin de renumériser vos documents !
Grâce aux puissants outils SET (Scanner Enhancement Technology) de PaperPort, corrigez tous les problèmes de numérisation directement depuis le bureau de l’application. En quelques clics, vous pouvez redresser une page mal insérée, la faire pivoter, en modifier les couleurs, et bien plus encore !
Des recherches simples et rapides de vos documents
All-in-One Search™, le puissant moteur de recherche de PaperPort, vous permet de retrouver instantanément tous vos fichiers électroniques et vos documents papier numérisés sur votre PC. Tapez simplement un mot ou une expression et PaperPort retrouve immédiatement le document qu’il vous faut !
- Accès aux informations verrouillées dans des documents numérisés, des images ou des fichiers PDF
Le moteur de recherche All-in-One Search de PaperPort utilise son module d’OCR intégré, OmniPage Search Indexer, pour « lire » vos documents et indexer leur contenu. Vous pouvez ensuite lancer des recherches sur les mots contenus dans tous vos documents, y compris les documents papier numérisés. Le module OmniPage Search Indexer est basé sur la technologie du célèbre logiciel OmniPage Professional 15 de ScanSoft, la solution la plus précise et la plus vendue au monde pour la conversion de documents papier et de fichiers PDF en documents éditables. Le moteur de recherche All-in-One Search permet de retrouver des documents stockés dans des répertoires locaux ou dans des dossiers de réseau. Les recherches peuvent s’effectuer par contenu, par mot-clé ou par annotation.
- Planification des tâches d’indexation
Puissant et flexible, le gestionnaire d’index de PaperPort Professional vous permet de planifier les travaux d’indexation de vos dossiers aux heures où votre ordinateur est le moins sollicité. Vous pouvez ainsi définir quand et comment PaperPort doit utiliser son module d’OCR intégré, OmniPage Search Indexer, pour convertir vos fichiers image en documents autorisant les recherches.
- Retrouvez vos dossiers importants en quelques clics !
PaperPort Professional vous permet de mettre en signet les dossiers que vous utilisez le plus souvent afin de vous permettre d’accéder immédiatement à vos documents de travail. Un bouton « Précédent » permet d'afficher les derniers dossiers consultés sans perdre de temps à les rechercher.
- Annotez vos fichiers et collaborez par e-mail en toute sécurité
L’e-mail offre un moyen simple et rapide pour réviser et valider des documents au sein d’un groupe de travail ou avec des personnes extérieures à l’entreprise. PaperPort optimise la révision numérique en assurant une compatibilité parfaite avec votre programme de messagerie et en convertissant les fichiers Word et autres fichiers éditables en fichiers PDF sécurisés et « verrouillés », qui peuvent être lus mais pas édités. Cette fonctionnalité est idéale pour la révision des contrats et autres documents importants. Afin d’assurer la conservation des commentaires de révision, PaperPort prend en charge la création et l’affichage d’annotations dans les fichiers PDF, sous forme de notes adhésives, de mises en surbrillance et de cachets. Vous pouvez lancer des recherches sur vos annotations pour trouver le bon document au moment où vous en avez besoin.
Numérisation et copie en réseau, pour la conversion de documents papier en fichiers numériques
L’élimination des documents papier est sans nul doute le meilleur moyen d’augmenter la productivité et de réduire les coûts d’exploitation des entreprises. Lorsque des documents papier sont numérisés et stockés sous la forme de fichiers PDF, tous les membres d’une équipe de travail disposent d’un accès fiable et rapide aux informations dont ils ont besoin pour travailler. Des millions de professionnels (travailleurs indépendants, employés de bureaux, avocats, courtiers en assurances, agents immobiliers, docteurs, etc.) utilisent déjà PaperPort Professional pour éliminer les documents papier de leur quotidien et simplifier la gestion de leurs informations. Numérisez en un temps record vos documents papier à l’aide de votre scanner ou de votre imprimante multifonction de bureau ou de réseau. PaperPort fonctionne avec des scanners WIA, TWAIN et ISIS et offre une prise en charge totale des formats PDF, TIFF et MAX. PaperPort Professional vous permet de travailler aussi bien avec des scanners de bureau, de réseau et de département, et même avec des copieurs numériques. Cette polyvalence fait de PaperPort Professional un allié inestimable pour l’amélioration de votre productivité et de votre efficacité.
- Tirez pleinement parti de vos périphériques de réseau
PaperPort® Professional assure la distribution de vos documents entre vos scanners, périphériques multifonction ou télécopieurs de réseau et les PC de tous vos employés. Numérisez votre document et PaperPort se charge de sa redistribution par e-mail ou vers un dossier de réseau. PaperPort permet également de surveiller l’arrivée de nouveaux fichiers dans des répertoires que vous aurez définis et de les copier automatiquement dans le dossier de votre choix. Si vous numérisez un document à l’aide d’un périphérique de réseau, PaperPort peut également afficher automatiquement le fichier correspondant sur votre bureau. De retour à votre poste de travail, vous pourrez l’éditer sans délai. Au besoin, PaperPort peut également se charger de la conversion de vos documents au format PDF avant leur redistribution.
- Numérisation et copie directe vers le bureau
PaperPort Professional 11 permet d’utiliser votre périphérique de numérisation pour convertir n’importe quel document papier en fichier PDF. Grâce à ScanDirect™, la technologie de numérisation en un clic brevetée de ScanSoft, vous allez gagner un temps précieux en numérisant directement tous vos documents vers vos applications de messagerie électronique ou de télécopie, ou vers Microsoft® Word. Pour une productivité accrue, vous pourrez également effectuer des numérisations groupées et traiter plusieurs documents en une seule fois.
- Les documents papier à l’heure des systèmes de gestion documentaire
Bien souvent, le déploiement de systèmes de gestion documentaire échoue car les utilisateurs ont du mal à ajouter des documents au système, surtout des documents papier. PaperPort Professional simplifie cette opération en vous permettant de bénéficier, depuis votre PC, de puissantes fonctionnalités de numérisation, de gestion locale de fichiers et de création de fichiers PDF. Vous disposez d’un outil idéal pour mettre en œuvre une solution de capture distribuée, simple à utiliser avec des systèmes de gestion documentaire.
Intégration transparente aux ressources de votre entreprise
PaperPort vous permet de gérer l’ensemble de vos documents, qu’ils soient stockés sur votre PC ou sur votre réseau, depuis une seule et même application. Basé sur les standards de Microsoft Windows, PaperPort étend les fonctionnalités de vos périphériques et logiciels existants en ajoutant de manière transparente de puissantes fonctionnalités de numérisation, de création de PDF et de gestion documentaire à tous vos dossiers et fichiers. Avec PaperPort, vos documents sont entre de bonnes mains !
- Manipulation simplifiée des documents
Par simple « glisser-déposer » vers la barre Envoyer vers, faxez, envoyez par e-mail ou transférez tous vos documents vers des dossiers partagés d’un serveur de fichiers mis en réseau. Associé à la barre Envoyer vers, le format de fichiers PDF assure une distribution simple, rapide et universelle de tous vos documents.
- Transfert de documents vers des systèmes de gestion documentaire d’entreprises
S’intégrant parfaitement aux interfaces des systèmes de gestion de contenus d’entreprises les plus répandus, tels que Oracle 9i et Microsoft SharePoint, PaperPort Professional permet d’échanger de manière transparente des documents entre vos PC et le répertoire de stockage centralisé de votre système de gestion. PaperPort offre une gamme complète d’outils et de fonctionnalités qui vous permettront d’utiliser vos scanners de réseau pour numériser et intégrer simplement et rapidement tous vos documents papier à votre système de gestion documentaire.
- Installation en réseau
Permettant de réaliser des installations à distance (par « push ») ou en réseau (en cas d’acquisition de licences multipostes ou de licences groupées), PaperPort Professional est simple à gérer et à déployer.
- Agents de liaison personnalisés
Les clients, les revendeurs à valeur ajoutée et les intégrateurs de systèmes peuvent utiliser le kit de développement logiciel (SDK) de l’agent de liaison PaperPort pour créer des liens et des flux de travail personnalisés pour PaperPort. Ce SDK permet entre autres de développer des passerelles pour le transfert des documents papier vers des systèmes Documentum et FileNET, et permet également aux utilisateurs d’intégrer des documents de n’importe quel type au processus de travail de leur entreprise, par simple « glisser-déposer ».
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